ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΕΡΓΟΛΑΒΙΑΣ

 

 

Ο Συντάξας:                                                    

Ημερομηνία:

Ο Ελέγξας:                                                      

Ημερομηνία:

Ο Εγκρίνων:                                                    

Ημερομηνία:

 

 

 

 

 

Αριθμός Έγκρισης:

 

 

 


1.  Σκοπός

Σκοπός αυτής της πράξης είναι η σύννομη υπογραφή των συμβάσεων, με τις οποίες ανατίθεται η εκτέλεση των εργολαβιών της Υπηρεσίας (βλ. και ΟΕΜΚ-Β-1, παρ. 3.2.11 και Κεφ. 4.1 έως 4.4).

2.     Πεδίο εφαρμογής / Αντικείμενο

Η πράξη αυτή εφαρμόζεται στις περιπτώσεις εκτέλεσης έργων με εργολαβίες που διέπονται ως προς την εκτέλεσή τους από το Ν 1418/84.

3.  Υπευθυνότητα και αρμοδιότητα

Υπεύθυνοι για την εφαρμογή της υπόψη διαδικασίας είναι:

Ο Διευθυντής της Υπηρεσίας για την εποπτεία της ορθής εφαρμογής και την έγκριση της σύμβασης.

Ο Προϊστάμενος της Διευθύνουσας Υπηρεσίας (ΔΥ) Κατασκευών για την ορθή εφαρμογή και την υπογραφή της σύμβασης.

4.  Ορισμοί

·         Σύμβαση: Άρθρο 3, παρ. δ) του Ν 1418/84.

·         Κύριος του Έργου: Άρθρο 3, παρ. α) του Ν 1418/84.

·         Διευθύνουσα Υπηρεσία ή Επιβλέπουσα Υπηρεσία: Άρθρο 3, παρ. ε) του Ν 1418/84.

·         Προϊσταμένη Αρχή ή Εποπτεύουσα Αρχή: Άρθρο 3, παρ. στ) του Ν 1418/84.

·         Ανάδοχος: Άρθρο 3, παρ. γ) του Ν 1418/84.

5.  Περιγραφή ενεργειών / Διαδικασία

5.1  Έγκριση αποτελέσματος δημοπρασίας

5.1.1         Γενικά

Η έγκριση αποτελέσματος δημοπρασίας γίνεται σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 4 παρ. 6 του Ν. 1418/84 και του άρθρου 24 του ΠΔ 609/85.

5.1.2         Διαδικασίες ελέγχου του αποτελέσματος της δημοπρασίας

Μετά την υποβολή στην Προϊσταμένη Αρχή των Πρακτικών της Επιτροπής Εισήγησης για Ανάθεση (βλ. έντυπα ΔΠΚ4/Ε6 και Ε7) και την εκδίκαση των τυχόν ενστάσεων (βλ. έντυπα ΔΠΚ3/Ε17 και ΔΠΚ4/Ε12), ο Διευθυντής της Υπηρεσίας χρεώνει το αντικείμενο της παρούσας πράξης στη ΔΥ Κατασκευών. Ο Προϊστάμενος της ΔΥ Κατασκευών, συνήθως, χρεώνει την επίσπευση των σχετικών διαδικασιών σε μηχανικό του τμήματος που παρακολουθεί το έργο, προκειμένου αυτός να προβεί στον έλεγχο του αποτελέσματος της δημοπρασίας και στη σύνταξη του σχεδίου απόφασης επί του αποτελέσματος του διαγωνισμού. Από τον αρμόδιο μηχανικό ελέγχεται η πληρότητα του φακέλου του έργου, ο οποίος πρέπει να περιέχει όλα τα στοιχεία που αφορούν στο προσυμβατικό στάδιο του διαγωνισμού, και συγκεκριμένα:

·         τις εγκριτικές αποφάσεις εγγραφής σε ΣΑΕΠ / ΣΑΝΑ … και διάθεσης πίστωσης

·         τα τεύχη δημοπράτησης του έργου

·         τα στοιχεία δημοσιότητας του διαγωνισμού (οι ελληνικές εφημερίδες στις οποίες δημοσιεύτηκαν οι περιλήψεις της Διακήρυξης, τα έγγραφα αποστολής τους στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων).

·         τα πρακτικά της Επιτροπής του Διαγωνισμού.

·         τα πρακτικά της Επιτροπής Εισήγησης για Ανάθεση.

·         ενδεχόμενες ενστάσεις που υποβλήθηκαν σε οποιοδήποτε στάδιο του διαγωνισμού και τις αντίστοιχες τελεσίδικες αποφάσεις.

·         ενδεχόμενες προσφυγές που υποβλήθηκαν κατά του κύρους του διαγωνισμού και τις αντίστοιχες τελεσίδικες διοικητικές ή δικαστικές αποφάσεις.

·         τους φακέλους συμμετοχής όλων των διαγωνιζομένων, τους φακέλους οικονομικής προσφοράς τους καθώς και τα τυχόν τεύχη παρατηρήσεων, εφόσον προβλέπονται από τη Διακήρυξη του έργου.

·         ολόκληρη την αλληλογραφία της Υπηρεσίας και των Επιτροπών για το έργο.

·         τις μελέτες που υποβλήθηκαν, στην περίπτωση δημοπράτησης με το σύστημα μελέτη-κατασκευή.

·         όλα τα στοιχεία του πρώτου σταδίου (της προεπιλογής) του διαγωνισμού, στην περίπτωση συστήματος με κλειστή διαδικασία.

Στη συνέχεια εξετάζεται:       

(1)            Η αιτιολόγηση από την Ε.Ε.Α. κατά τη γνωμοδότησή της και ειδικότερα ότι:

i.                Το αποτέλεσμα της δημοπρασίας είναι ικανοποιητικό για τον Κύριο του Έργου.

ii.              Η προσφορά του προσωρινού μειοδότη είναι η πλέον συμφέρουσα για το Δημόσιο, σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν 2576/98 ή η βέλτιστη σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν 1418/84

iii.             Ο προσωρινός μειοδότης είναι ικανός για την έγκαιρη, άρτια και οικονομική κατασκευή του έργου.

iv.             Συνεκτιμήθηκε κάθε άλλο πρόσφορο, τεκμηριωμένο στοιχείο σχετικά με την ικανότητα και αξιοπιστία της επιχείρησης για την καλή και έγκαιρη κατασκευή του έργου σε συνδυασμό και με τις υποχρεώσεις της σε άλλα έργα υπό κατασκευή.

v.               Αξιολογήθηκαν πλήρως οι υποβληθείσες αιτιολογήσεις των τυχόν υπερβολικά χαμηλών προσφορών των συμμετεχόντων στη δημοπρασία.

(2)            Αν υπάρχουν ενδείξεις ότι προηγήθηκε της κατάθεσης των προσφορών συνεννόηση των συναγωνιζομένων προς αποφυγή πραγματικού συναγωνισμού.

(3)            Αν τηρήθηκαν όλες οι νόμιμες διαδικασίες καθ' όλα τα στάδια του διαγωνισμού και ιδιαίτερα εξετάζεται η ύπαρξη τυχόν λαθών ή παραλείψεων ή παρατυπιών σε οποιοδήποτε στάδιο της διαδικασίας.

(4)            Η ανάγκη τυχόν βελτίωσης της προσφοράς, σύμφωνα με το πρώτο εδάφιο του άρθρου 5 του Ν. 1418/84 και του άρθρου 24, παρ. 1 του ΠΔ 609/85.

(5)            Ο χρόνος ισχύος της προσφοράς του προσωρινού μειοδότη.

(6)            Η νομιμότητα των στοιχείων των φακέλων του προσωρινού μειοδότη.

(7)            Αν η Διακήρυξη προβλέπει και την καταβολή χρηματικού ποσού ως βραβείου στις αξιολογότερες μελέτες που υποβλήθηκαν στο διαγωνισμό (στην περίπτωση δημοπράτησης με το σύστημα μελέτη-κατασκευή).

(8)            Η νομιμότητα της λειτουργίας των Επιτροπών σύμφωνα με τις αποφάσεις συγκρότησής τους.

5.2  Διαδικασίες που αφορούν περιπτώσεις μη έγκρισης του αποτελέσματος της δημοπρασίας

5.2.1         Ακύρωση του αποτελέσματος της δημοπρασίας

Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 24 του ΠΔ 609/85, το αποτέλεσμα της δημοπρασίας ακυρώνεται :

α)       για παράτυπη διεξαγωγή εφόσον από την παρατυπία επηρεάζεται το αποτέλεσμα της δημοπρασίας,

β)       αν το αποτέλεσμα της δημοπρασίας κρίνεται αιτιολογημένα όχι ικανοποιητικό για τον Κύριο του Έργου,

γ)       αν κατά την κρίση της Προϊσταμένης Αρχής ο συναγωνισμός υπήρξε ανεπαρκής, και

δ)       αν υπάρχουν σοβαρές ενδείξεις ότι έγινε συνεννόηση των συναγωνιζομένων προς αποφυγή πραγματικού συναγωνισμού.

Επίσης ο διαγωνισμός μπορεί να ακυρωθεί αν παρέλθει άπρακτη η προβλεπόμενη από τη Διακήρυξη του έργου προθεσμία ισχύος των προσφορών και ο προσωρινός μειοδότης διαφωνεί να ολοκληρωθεί η διαδικασία (με την υπογραφή σύμβασης).

Η Προϊσταμένη Αρχή μπορεί πάντοτε να μην εγκρίνει το αποτέλεσμα της δημοπρασίας και να δημοπρατήσει πάλι το έργο με τους ίδιους ή τροποποιημένους όρους ή να προχωρήσει στην κατασκευή του κατά οποιονδήποτε άλλο νόμιμο τρόπο, σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 4 του άρθρου 24 του ΠΔ 609/85.

5.2.2         Μερική ακύρωση του αποτελέσματος της δημοπρασίας.

Σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 3 του άρθρου 24 του ΠΔ 609/85, η διαδικασία της δημοπρασίας μπορεί να ακυρωθεί μερικά και ή να αναμορφωθεί ανάλογα το αποτέλεσμα της δημοπρασίας από την αρμόδια για έγκριση Αρχή ή να διαταχθεί η επανάληψη της δημοπρασίας από το σημείο που τυχόν έγινε λάθος ή παράλειψη.

Στην περίπτωση αυτή, εγκρίνεται μερικά ο διαγωνισμός, ακυρώνεται κατά τα υπόλοιπα στάδιά του μετά από το σημείο του τυχόν λάθους ή της παράλειψης και αναπέμπεται για τη συνέχισή του στην αρμόδια Επιτροπή.

5.2.3         Αναπομπή της γνωμοδότησης στην Ε.Ε.Α.

Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 1 του Ν 2576/98, το αρμόδιο Όργανο για την έγκριση του αποτελέσματος της δημοπρασίας μπορεί να αναπέμπει τη γνωμοδότηση στην Ε.Ε.Α. για τη διευκρίνιση ή τη συμπλήρωση ή την επανεξέταση θεμάτων σχετιζομένων με την ορθή εφαρμογή της διαδικασίας που καθιερώθηκε με τις διατάξεις του άρθρου 2 του ιδίου ως άνω νόμου.

Ιδιαίτερα, η αναπομπή αυτή μπορεί να γίνει στην περίπτωση αποκλίσεων από τα απαιτούμενα στην ανωτέρω παράγραφο 5.1.2., όταν αυτές δεν αντιμετωπίζονται με τις διαδικασίες των παρ. 5.2.1. και 5.2.2.

5.3  Διαδικασίες στην περίπτωση έγκρισης του αποτελέσματος της δημοπρασίας

Ο αρμόδιος για το έργο μηχανικός συντάσσει το σχέδιο της απόφασης έγκρισης του αποτελέσματος της δημοπρασίας, σύμφωνα με το έντυπο ΔΠΚ5/Ε1, το οποίο προωθείται κατά σειρά στον Προϊστάμενο της ΔΥ Κατασκευών, στο Διευθυντή, και τελικά στον αρμόδιο Πολιτικό Προϊστάμενο για υπογραφή.  Το σχέδιο συνοδεύεται τουλάχιστον από τα αντίγραφα των πρακτικών της Επιτροπής Διαγωνισμού και της Ε.Ε.Α.

Μετά την υπογραφή της, η απόφαση κοινοποιείται σύμφωνα με τα αναγραφόμενα σε αυτήν.  Κρατούνται όλα τα αποδεικτικά στοιχεία αποστολής και επίδοσής της, αντίγραφα των οποίων επιδίδονται στον αρμόδιο μηχανικό του έργου.

Με τη φροντίδα του Τμήματος Διοικητικού / Οικονομικού συλλέγονται οι εγγυητικές επιστολές συμμετοχής και τα τυχόν πρωτότυπα εργοληπτικά πτυχία (βεβαιώσεις) όλων των συμμετεχόντων στο διαγωνισμό από τους φακέλους συμμετοχής τους και φυλάσσονται σε ειδικό φάκελο προς παράδοση μετά από την υπογραφή της σύμβασης ή μετά από την παρέλευση του χρόνου ισχύος των προσφορών στους εξουσιοδοτημένους για την παραλαβή εκπροσώπους των συμμετεχόντων. Η παράδοση αυτή γίνεται μετά από διαπίστωση της ταυτότητας του εμφανιζομένου για την παραλαβή, την παρακράτηση της εξουσιοδότησής του και τη διατήρηση στον φάκελο φωτοαντιγράφου του παραδοθέντος εγγράφου.  Μετά το πέρας της παράδοσης των ανωτέρω στοιχείων ο σχετικός φάκελος διαβιβάζεται στον αρμόδιο μηχανικό του έργου.

5.4  Κατάρτιση εγγράφου της σύμβασης

"Σύμβαση", σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 3 του Ν 1418/84 είναι η γραπτή συμφωνία μεταξύ του εργοδότη ή του φορέα κατασκευής του έργου και του αναδόχου για την κατασκευή του έργου, καθώς και όλα τα σχετικά τεύχη, σχέδια και προδιαγραφές.

Το έγγραφο της σύμβασης (συμφωνητικό), καταρτίζεται σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 5 του Ν 1418/84, και του άρθρου 26 του ΠΔ 609/85 . Μετά από την κοινοποίηση της εγκριτικής απόφασης του αποτελέσματος, συντάσσεται από τον αρμόδιο μηχανικό σχέδιο του συμφωνητικού, σύμφωνα με το έντυπο ΔΠΚ5/Ε2. Το σχέδιο συμφωνητικού πρέπει να συμμορφώνεται με την εγκριτική απόφαση του αποτελέσματος του διαγωνισμού και μετά από τη σύνταξή του, προωθείται για έλεγχο από τον Προϊστάμενο της ΔΥ Κατασκευών και το Διευθυντή της Υπηρεσίας.

5.5  Έλεγχος από το Ελεγκτικό Συνέδριο

Οι αρχικές και οι συμπληρωματικές συμβάσεις έργων, με προϋπολογισμό (χωρίς το ΦΠΑ) άνω των 2.900.000 Ευρώ (1 δισ. δρχ.), ελέγχονται, πριν από τη σύναψή τους, από το Ελεγκτικό Συνέδριο (βλ. Άρθρο 8 του Ν. 2741/99 όπως τροποποιήθηκε με άρθρο 2 του ν. 3060/02 και εν συνεχεία με το άρθρο 3 του ν. 3090/02). Η σύμβαση καταρτίζεται μετά από γραπτή θετική γνωμοδότηση του Ελεγκτικού Συνεδρίου. Εάν η σύμβαση και ο σχετικός φάκελος δεν υποβληθούν για έλεγχο ή ο έλεγχος αποβεί αρνητικός, η σύμβαση θεωρείται ως μηδέποτε συναφθείσα.

5.6  Γνωστοποίηση στη Διαχειριστική Αρχή

Εφόσον το έργο / υποέργο έχει ενταχθεί σε Επιχειρησιακό ή άλλο Πρόγραμμα, απαιτείται η γνωστοποίηση της επερχόμενης σύναψης της σύμβασης στην οικεία Διαχειριστική Αρχή και στις λοιπές Αρχές που μνημονεύονται στην σχετική απόφαση ένταξης του έργου / υποέργου στο Πρόγραμμα.

5.7  Πρόσκληση του αναδόχου για την υπογραφή της σύμβασης

Ο αρμόδιος μηχανικός ετοιμάζει σχέδιο πρόσκλησης του αναδόχου για υπογραφή του συμφωνητικού, σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 2 του άρθρου 26 του ΠΔ 609/85. Το σχέδιο αυτό συντάσσεται σύμφωνα με το έντυπο ΔΠΚ5/Ε3 και προωθείται κατά σειρά στον Προϊστάμενο της ΔΥ Κατασκευών και στο Διευθυντή για έλεγχο και υπογραφή. Ιδιαίτερα πρέπει να προσεχθεί ο χρόνος κατά τον οποίο καλείται ο ανάδοχος για την υπογραφή, ο οποίος δεν μπορεί να είναι μικρότερος από 15 ημέρες από την παραλαβή της πρόσκλησης.

Η πρόσκληση κοινοποιείται με απόδειξη στον ανάδοχο και κρατούνται τα αποδεικτικά στοιχεία αποστολής και επίδοσής της, αντίγραφα των οποίων επιδίδονται στον αρμόδιο για το έργο μηχανικό.

5.8  Υπογραφή της σύμβασης

Σε προγενέστερο της υπογραφής της σύμβασης χρόνο, ο Προϊστάμενος της ΔΥ Κατασκευών επιδίδει στον ανάδοχο αντίγραφο του σχεδίου του συμφωνητικού, προκειμένου να εκφράσει τις τυχόν απόψεις του επ' αυτού.

Κατά τον προβλεπόμενο στην πρόσκληση χρόνο (συνήθως δύο μέρες πριν από την υπογραφή της σύμβασης, όπως ορίζεται και στο έντυπο), ο αρμόδιος μηχανικός ελέγχει τα δικαιολογητικά που πρέπει να προσκομίσει ο ανάδοχος, όπως αυτά προσδιορίζονται στην πρόσκληση, στη σύμβαση (συμφωνητικό) και στα συμβατικά τεύχη.

Εφόσον τα δικαιολογητικά είναι πλήρη και ορθά, προσκομίζονται για περαιτέρω έλεγχό τους στον Προϊστάμενο της ΔΥ Κατασκευών και αν κριθεί απαραίτητο και στο Διευθυντή, και μετά από κοινή συνεννόηση με τους Προϊσταμένους των ΔΥ Μελετών και Κατασκευών και το Διευθυντή, προσδιορίζεται η ώρα υπογραφής της σύμβασης, την οποία ο αρμόδιος μηχανικός γνωστοποιεί στον ανάδοχο.

Την προηγουμένη της ημέρας υπογραφής της σύμβασης, ο αρμόδιος μηχανικός συλλέγει όλα τα στοιχεία που θα παραδοθούν στον ανάδοχο ή είναι απαραίτητα για την υπογραφή της σύμβασης και ειδικότερα:

·         Από το Τμήμα Διοικητικού / Οικονομικού, τον απαιτούμενο αριθμό σειρών συμβατικών τευχών σφραγισμένων σε κάθε σελίδα τους.

·         Από το Τμήμα Μελετών, όλες τις αναγραφόμενες στα συμβατικά τεύχη μελέτες ή επικυρωμένα αντίγραφα αυτών.

·         Τυχόν άλλα πρόσθετα στοιχεία που προσδιορίζονται στα συμβατικά τεύχη και τα οποία προβλέπεται να παραδοθούν στον ανάδοχο κατά την υπογραφή της σύμβασης.

Η σύμβαση υπογράφεται από τον Προϊστάμενο της ΔΥ Κατασκευών, το Διευθυντή της Υπηρεσίας ή άλλο αρμόδιο εκπρόσωπο του Κυρίου του Έργου και τον, ειδικά γι' αυτό, εξουσιοδοτημένο εκπρόσωπο του αναδόχου.

Μετά την υπογραφή της σύμβασης, επιστρέφεται στον ανάδοχο η εγγυητική επιστολή συμμετοχής του στο διαγωνισμό και ο αρμόδιος μηχανικός φυλάσσει στο φάκελο του έργου αντίγραφό της και την απόδειξη παραλαβής της.

Αν ο ανάδοχος δεν προσέλθει για την υπογραφή της σύμβασης και κατά το χρόνο επίδοσης της εγκριτικής απόφασης του αποτελέσματος του διαγωνισμού η προσφορά του είναι σε ισχύ, τότε εφαρμόζονται οι διατάξεις της παρ. 3 του άρθρου 26 του ΠΔ 609/85, σε συνδυασμό με τις διατάξεις του άρθρου 47 του ιδίου ΠΔ, περί έκπτωσής του.

Αν κατά το χρόνο επίδοσης της εγκριτικής απόφασης του αποτελέσματος του διαγωνισμού είχε παρέλθει ο χρόνος ισχύος της οικονομικής προσφοράς του και ο ανάδοχος αρνηθεί να υπογράψει τη σύμβαση, τότε ο διαγωνισμός ακυρώνεται.

5.9  Αποστολή της σύμβασης στο γραφείο Επίβλεψης

Το συντομότερο μετά από την υπογραφή της σύμβασης, με φροντίδα του αρμόδιου μηχανικού του έργου συντάσσεται σχέδιο εγγράφου αποστολής όλων των συμβατικών στοιχείων στο αρμόδιο γραφείο Επίβλεψης μαζί με τα παρακάτω:

·         Πρωτότυπο εργολαβικού συμφωνητικού.

·         Πρωτότυπα Πρακτικών των Επιτροπών του Διαγωνισμού και Εισήγησης για Ανάθεση.

·         Αντίγραφα των αναφορών των Προέδρων των Επιτροπών.

·         Τα στοιχεία δημοσιότητας του διαγωνισμού.

·         Τη γενική αλληλογραφία που αφορά στο έργο και στο διαγωνισμό.

·         Το φάκελο συμμετοχής στο διαγωνισμό και την οικονομική προσφορά του αναδόχου, μαζί με τυχόν παρατηρήσεις και αιτιολογήσεις.

·         Αντίγραφα όλων των  δικαιολογητικών της σύμβασης (αποδεικτικό ασφαλιστηρίου συμβολαίου, δηλώσεις ή συμβολαιογραφικές πράξεις ορισμού και αποδοχής του αντικλήτου, πρακτικό Δ.Σ., τυχόν ειδικών πληρεξουσίων κτλ.).

·         Την εγγυητική επιστολή καλής εκτέλεσης του έργου.

·         Μια πρωτότυπη υπογεγραμμένη σειρά και δυο επικυρωμένες αντίγραφες σειρές λοιπών συμβατικών τευχών.

·         Όσες μελέτες του έργου δεν έχει παραλάβει το γραφείο Επίβλεψης μέχρι την ημερομηνία αποστολής των ως άνω στοιχείων της σύμβασης.

Το ανωτέρω σχέδιο προωθείται για υπογραφή από τον Προϊστάμενο της ΔΥ Κατασκευών και το Διευθυντή και με φροντίδα του Τμήματος Διοικητικού / Οικονομικού όλα τα ανωτέρω στοιχεία διαβιβάζονται στο αρμόδιο γραφείο Επίβλεψης.

5.10  Ανακοίνωση του αποτελέσματος στην Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων - Πρακτικό

Στη συνέχεια, εφόσον το έργο υπάγεται στις διατάξεις του ΠΔ 334/00, ο αρμόδιος για το έργο μηχανικός συντάσσει το σχέδιο της ανακοίνωσης του αποτελέσματος της σχετικής διαδικασίας στην Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, σύμφωνα με την παρ. 5 του άρθρου 13 του ΠΔ 334/00. Το ανωτέρω σχέδιο προωθείται για υπογραφή στον Προϊστάμενο της ΔΥ Κατασκευών και το Διευθυντή (βλ. έντυπα ΔΠΚ5/Ε4 και Ε5).

Με μέριμνα του φροντίδα του Τμήματος Διοικητικού, γίνεται η ανακοίνωση στην Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, το αργότερο εντός 48 ημερών από την ημέρα υπογραφής της σύμβασης, με απόδειξη, και κρατούνται όλα τα αποδεικτικά στοιχεία αποστολής της, αντίγραφα των οποίων επιδίδονται στον αρμόδιο μηχανικό προκειμένου αυτός να τα αρχειοθετήσει στο φάκελο του έργου.

Για κάθε συναπτόμενη σύμβαση καταρτίζεται το πρακτικό που ορίζεται στο άρθρο 9, παρ. 3 του ΠΔ 334/00 και φυλάσσεται στο φάκελο του έργου, ώστε να είναι άμεσα διαθέσιμο εάν αυτό ζητηθεί από την Επιτροπή των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

5.11  Ενημέρωση στοιχείων

Καθ΄ όλη τη διάρκεια εκτέλεσης του έργου, ο αρμόδιος μηχανικός φροντίζει για την πληρότητα των στοιχείων του φακέλου του έργου διατηρώντας σ' αυτόν αντίγραφα ή πρωτότυπα, κατά περίπτωση, από το στάδιο της εγκριτικής απόφασης μέχρι το στάδιο της οριστικής παραλαβής του έργου.

6.  Σχετικά έγγραφα και έντυπα

ΔΠΚ5/Ε1            Απόφαση Έγκρισης Πρακτικού δημοπρασίας

ΔΠΚ5/Ε2            Πρόσκληση για υπογραφή σύμβασης κατασκευής έργου

ΔΠΚ5/Ε3             Σύμβαση Κατασκευής Έργου

ΔΠΚ5/Ε4             Ανακοίνωση στην Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων

ΔΠΚ5/Ε5             Ανακοίνωση στην Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων

7.  επόμενες διοικητικές πράξεις

ΒΔΠΚ 6: Υλοποίηση έργου – επίβλεψη.